Factuureisen

Wat moet er op een factuur? Alles op een rij.

Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan problemen geven bij de btw-aangifte, voor jou én voor je klant. Gelukkig is het lijstje overzichtelijk. Dit moet erop staan volgens de Belastingdienst.

Maak je factuur met RVOfactuur Stap voor stap een factuur maken

De verplichte gegevens

Over jou en je klant

Je volledige naam en die van je klant (de juridische naam, of je handelsnaam als die bij de KVK staat).
Je volledige adres en dat van je klant: het adres waar het bedrijf echt gevestigd is.
Je btw-identificatienummer, met NL ervoor.
Je KvK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven.

Over de factuur

De factuurdatum: de dag waarop je de factuur uitreikt.
Een uniek factuurnummer uit een doorlopende reeks. Elk nummer komt maar één keer voor.

Over het werk en de bedragen

Een omschrijving van wat je hebt geleverd: bij goederen ook het aantal, bij diensten de omvang.
De datum van levering of van het werk (of van de vooruitbetaling).
Het bedrag zonder btw, apart per btw-tarief, en zo nodig de prijs per stuk.
Het btw-tarief en het btw-bedrag.

Extra vermeldingen in bijzondere gevallen

Btw verlegd, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw: de vermelding "btw verlegd" en het btw-nummer van je klant. Zie factuur met btw verlegd.
Kleineondernemersregeling (KOR): geen btw op de factuur, wel een vaste zin. Zie factuur bij de KOR.
Een correctie op een eerdere factuur: een creditfactuur met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zie creditfactuur maken.

Is het totaal inclusief btw niet hoger dan € 100, dan mag je een eenvoudigere factuur sturen met minder gegevens. In de praktijk is het makkelijker om gewoon altijd een volledige factuur te maken.

Niet verplicht, wel slim

Een betalingstermijn of vervaldatum. Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven 30 dagen.
Je IBAN en de naam waarop de rekening staat, zodat je klant meteen kan betalen.
Het factuurnummer als betalingskenmerk, zodat je de betaling makkelijk terugvindt.

Wanneer en hoe lang?

Stuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd.
Aan andere ondernemers moet je factureren. Aan particulieren hoeft het meestal niet, maar het mag wel.
Bewaar je facturen 7 jaar (10 jaar bij onroerende zaken), in de vorm waarin je ze verstuurde.

Zo regelt RVOfactuur het voor je

De verplichte gegevens staan er vanzelf op, zodat je er niet meer over hoeft na te denken.

Je gegevens één keer invullen

Naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN vul je één keer in bij de instellingen. Daarna staan ze op elke factuur.

Doorlopende nummers

Elk nieuw document krijgt automatisch het volgende nummer, met of zonder jaartal, en een eigen reeks voor creditfacturen en offertes.

Btw per tarief

Per regel kies je 21%, 9%, 0% of btw verlegd. De totalen per tarief rekent RVOfactuur zelf uit.

Bewaard en terug te vinden

Al je facturen staan online en zijn altijd opnieuw als PDF te openen of te exporteren.

Deze uitleg is algemeen bedoeld. Kijk voor de volledige regels op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.

Veelgestelde vragen over factuureisen

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ja, als je bent ingeschreven bij de KVK. Dat geldt voor vrijwel elke zzp'er en elk bedrijf.

Moet ik een factuur sturen aan een particulier?

Meestal niet: de factuurplicht geldt vooral voor leveringen aan andere ondernemers. Het mag wel, en voor je eigen administratie en voor duidelijkheid bij de klant is het verstandig.

Hoe snel moet ik een factuur sturen?

Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je het werk hebt gedaan of de goederen hebt geleverd.

Mag ik zelf mijn factuurnummers kiezen?

Ja, zolang de nummers een doorlopende reeks vormen en elk nummer maar één keer voorkomt. Een jaartal erin, zoals 2026-0001, mag. Je mag ook meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld een aparte voor creditfacturen.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

7 jaar, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Voor facturen over onroerende zaken geldt 10 jaar.

Wat is de betalingstermijn als ik niets afspreek?

Tussen bedrijven is dat 30 dagen. Een langere termijn kun je afspreken, maar meer dan 60 dagen mag alleen in bijzondere gevallen.

Meer uitleg

Handig om ook te weten.

Facturen die altijd kloppen

Probeer RVOfactuur 30 dagen gratis. Er wordt niets automatisch afgeschreven.

Start gratis Bekijk de prijzen