1. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

RVO Software is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die nodig zijn om een account aan te maken, de dienst te leveren, contact te onderhouden en RVOfactuur te beveiligen.

Voor persoonsgegevens die een klant zelf in een administratie invoert — bijvoorbeeld gegevens van klanten, leveranciers en contactpersonen — is die klant de verwerkingsverantwoordelijke. RVO Software verwerkt deze gegevens als verwerker volgens de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoordhash, e-mailbevestiging en teamrol.
• Bedrijfsgegevens: handelsnaam, adres, contactgegevens, KvK- en btw-nummer, bankgegevens, logo en factuurinstellingen.
• Administratiegegevens: klanten, leveranciers, projecten, producten, offertes, facturen, creditfacturen, inkopen, bijlagen, banktransacties en notities.
• Communicatie: geadresseerden, onderwerpen en verzendstatus van facturen, offertes, herinneringen, uitnodigingen en accountmails.
• Technische en beveiligingsgegevens: gehashte IP-adressen, apparaatinformatie, sessies, inlogpogingen en auditregistraties.
• Importgegevens: bestanden en registraties die een gebruiker bewust vanuit de desktopversie of bank importeert.

3. Waarom en op welke grondslag?

• Om de overeenkomst uit te voeren: accounts, administraties en functies beschikbaar maken, documenten versturen en ondersteuning verlenen.
• Voor het gerechtvaardigde belang om accounts te beveiligen, misbruik te voorkomen, fouten te onderzoeken en de dienst betrouwbaar te houden.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die voor de eigen bedrijfsvoering van RVO Software gelden.
• Alleen met toestemming voor optionele communicatie waarvoor toestemming wettelijk nodig is. RVOfactuur verstuurt momenteel geen commerciële nieuwsbrief.

4. Met wie delen we gegevens?

Persoonsgegevens worden niet verkocht. Voor hosting, databaseopslag, back-ups en e-mail gebruikt RVO Software STRATO als subverwerker. Gegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

RVOfactuur gebruikt geen externe advertentie-, analyse- of AI-dienst voor de administratie. De AI Assistent analyseert gegevens binnen de applicatie en stuurt deze niet naar een externe AI-aanbieder.

5. Waar worden gegevens verwerkt?

De hostingdienst van STRATO verwerkt de gegevens binnen de Europese Unie. Als in de toekomst een dienst buiten de Europese Economische Ruimte nodig is, gebeurt dit alleen met een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Account- en administratiegegevens blijven beschikbaar zolang de overeenkomst loopt. Na beëindiging worden gegevens op verzoek teruggegeven of uit de actieve omgeving verwijderd, behalve wanneer een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist. Back-upkopieën verdwijnen volgens de back-upcyclus van de hostingprovider, momenteel uiterlijk na 14 dagen.

Beveiligingsregistraties, verlopen tokens en verzendhistorie worden alleen bewaard zolang dit nodig is voor beveiliging, bewijs, ondersteuning of een wettelijke verplichting. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de fiscale bewaarplicht van zijn administratie, doorgaans zeven jaar en in enkele gevallen langer.

7. Cookies en lokale opslag

RVOfactuur gebruikt alleen een noodzakelijke, beveiligde sessiecookie om je ingelogd te houden. De keuze voor de lichte of donkere weergave wordt lokaal in je browser bewaard. Er worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. Daarom is momenteel geen cookietoestemmingsvenster nodig.

8. Beveiliging

RVO Software gebruikt onder meer versleutelde verbindingen, sterke wachtwoordhashing, beveiligde sessiecookies, CSRF-bescherming, toegangsrollen, scheiding per administratie, controle van uploads, logging van beveiligingshandelingen en back-ups. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; beveiligingsmaatregelen worden daarom passend bij de risico's onderhouden.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Wanneer RVO Software alleen verwerker is, sturen we het verzoek door naar de verantwoordelijke klant of helpen we die klant bij de afhandeling. Stuur een verzoek naar info@rvosoftware.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen en contact

Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers via de applicatie, website of e-mail. De actuele versie blijft op deze pagina beschikbaar.

RVO Software · René van 't Oever · Van Marumstraat 38, 2012 XW Haarlem · info@rvosoftware.nl · 023-583 69 97.