Factuur maken
Factuur maken als zzp'er, stap voor stap.
Net begonnen als zzp'er, of wil je het gewoon goed doen? Met deze 8 stappen maak je een factuur die aan de regels voldoet en waarop je klant snel betaalt.
In 8 stappen naar je factuur
Van je eigen gegevens tot de betaling.
Zet je eigen gegevens klaar
Je naam of bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer en IBAN. Die komen op elke factuur.
Vul de gegevens van je klant in
Naam en adres, en bij een bedrijf liefst ook het btw-nummer. Bij btw verlegd is dat verplicht.
Geef de factuur een nummer en datum
Een uniek nummer uit een doorlopende reeks, bijvoorbeeld 2026-0001, 2026-0002, en de datum van vandaag.
Beschrijf het werk
Wat heb je gedaan of geleverd, wanneer, hoeveel en tegen welke prijs. Uren, materiaal en meerwerk mogen onder elkaar.
Reken de btw uit
Per regel het juiste tarief (meestal 21%, soms 9% of 0%), en onderaan het totaal zonder btw, de btw per tarief en het totaal.
Zet er een betalingstermijn op
Bijvoorbeeld 14 of 30 dagen, met je IBAN en het factuurnummer als kenmerk. Zonder afspraak geldt tussen bedrijven 30 dagen.
Verstuur de factuur als PDF
Per e-mail met een kort bericht. Uiterlijk op de 15e van de maand na het werk, maar hoe sneller, hoe sneller je je geld hebt.
Houd bij of er betaald is
Kijk na de vervaldatum of het geld binnen is en stuur zo nodig een vriendelijke herinnering.
Tips om sneller betaald te krijgen
- Factureer direct na het werk, niet aan het eind van de maand.
- Zet een duidelijke vervaldatum op de factuur, geen "binnen afzienbare tijd".
- Maak betalen makkelijk: IBAN, naam en kenmerk bij elkaar, of een betaal-QR-code.
- Stuur een vriendelijke herinnering zodra de vervaldatum voorbij is.
- Werk je voor particulieren? Spreek bij grotere klussen een aanbetaling af.
Zo gaat het in RVOfactuur
- Je gegevens vul je één keer in; klanten en vaste producten of uurtarieven bewaar je voor de volgende keer.
- Nummer, datum, btw en totalen komen er vanzelf op. Per regel kun je een werkdatum, korting of btw verlegd opgeven.
- Versturen doe je per e-mail met de PDF als bijlage, rechtstreeks vanuit het programma, ook op je telefoon.
- Je ziet welke facturen nog open staan en stuurt met één klik een herinnering. Met Pro gaat dat zelfs automatisch.
Werk je in de bouw? Kijk dan ook bij factureren in de bouw. Of lees waarom RVOfactuur bij zzp'ers past.
Deze uitleg is algemeen bedoeld. Kijk voor de volledige regels op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.
Veelgestelde vragen over factureren als zzp'er
Kan ik als zzp'er een factuur maken in Word of Excel?
Dat kan, maar je moet dan zelf op doorlopende nummers, de juiste btw-bedragen en het bewaren letten. Een factuurprogramma doet dat vanzelf en voorkomt rekenfouten.
Moet ik btw rekenen als zzp'er?
Meestal wel. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Zie factuur bij de KOR.
Welk btw-tarief gebruik ik?
Meestal 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt 9%, bijvoorbeeld het schilderen en stukadoren van woningen ouder dan 2 jaar. Twijfel je, kijk dan op belastingdienst.nl.
Wat als ik een fout op de factuur ontdek?
Pas een verstuurde factuur niet aan, maar maak een creditfactuur en daarna zo nodig een nieuwe factuur. Zie creditfactuur maken.
Hoe snel krijg ik mijn geld?
Dat hangt van je klant af, maar een duidelijke factuur met vervaldatum, IBAN en kenmerk helpt. Met een betaal-QR-code kan je klant direct betalen vanuit zijn bankapp.
Meer uitleg
Handig om ook te weten.
Creditfactuur maken
Een factuur corrigeren of terugdraaien, zonder je administratie te verstoren.
Offerte maken
Wat zet je in een offerte en hoe krijg je sneller akkoord?
Factuur bij de KOR
Factureren als je meedoet aan de kleineondernemersregeling.
Factuur met btw verlegd
Wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet.
Je eerste factuur in een paar minuten
Probeer RVOfactuur 30 dagen gratis. Er wordt niets automatisch afgeschreven.