Zien wat er openstaat
Vervallen facturen zie je in je meldingen en op de pagina Herinneringen, met het bedrag dat nog openstaat.
Betalingsherinnering
Betalingsherinnering sturen, vriendelijk maar duidelijk.
Een factuur die te laat wordt betaald: het hoort erbij. Met een goede herinnering krijg je meestal snel alsnog je geld, zonder de relatie met je klant te beschadigen. Hier vind je voorbeeldteksten en de regels voor rente en kosten.
In drie stappen
- Eerste herinnering, een paar dagen na de vervaldatum. Vriendelijk: het kan gewoon vergeten zijn.
- Tweede herinnering, een tot twee weken later. Zakelijker, met een nieuwe uiterste datum.
- Laatste aanmaning, weer een tot twee weken later. Met een termijn van 14 dagen en wat er gebeurt als er niet wordt betaald.
Stuur bij elke herinnering de factuur opnieuw mee, en noem altijd het factuurnummer, het bedrag en je IBAN. Zo kan je klant meteen betalen.
Voorbeeld: eerste herinnering
Beste [naam],
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [datum] ter waarde van € [bedrag] nog open. De betalingstermijn is op [vervaldatum] verstreken. Mogelijk is het aan je aandacht ontsnapt.
Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken op [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]? De factuur stuur ik voor het gemak opnieuw mee. Heb je al betaald, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[je naam]
Voorbeeld: tweede herinnering
Beste [naam],
Op [datum eerste herinnering] heb ik je herinnerd aan factuur [factuurnummer] van € [bedrag]. Ik heb de betaling nog niet ontvangen.
Ik verzoek je het bedrag uiterlijk [datum] over te maken op [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]. Is er een reden waarom de betaling uitblijft, neem dan even contact met me op, dan zoeken we samen een oplossing.
Met vriendelijke groet,
[je naam]
Voorbeeld: laatste aanmaning
Beste [naam],
Ondanks eerdere herinneringen is factuur [factuurnummer] van € [bedrag] nog niet betaald.
Ik geef je nog 14 dagen, te rekenen vanaf de dag nadat je deze brief hebt ontvangen, om het volledige bedrag over te maken op [IBAN]. Blijft betaling uit, dan ben ik genoodzaakt de vordering uit handen te geven. De buitengerechtelijke incassokosten van € [bedrag] en de wettelijke rente komen dan voor jouw rekening.
Met vriendelijke groet,
[je naam]
Wat mag je rekenen?
Rente
Betaalt je klant na de vervaldatum nog niet, dan mag je wettelijke rente vragen over de periode dat hij te laat is. Laat dat wel weten, bijvoorbeeld op je factuur of in de herinnering.
- Bedrijven en overheden: de wettelijke handelsrente, 10,4% per jaar (sinds 1 juli 2026).
- Consumenten: de wettelijke rente, 4% per jaar (sinds 1 januari 2026).
Incassokosten
- Consument: je stuurt eerst een kosteloze aanmaning met een termijn van 14 dagen. In die brief staat hoe hoog de incassokosten worden als er niet wordt betaald. Pas daarna mag je ze rekenen.
- Bedrijf: een aanmaning is niet verplicht. Je kunt de regels uit je algemene voorwaarden volgen; staat daar niets in, dan geldt de wettelijke regeling.
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15%, minimaal € 40 |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Daarboven | 0,5% |
Voorbeeld: bij een openstaande factuur van € 1.000 zijn de incassokosten maximaal € 150.
De rentepercentages veranderen regelmatig. Kijk voor de actuele tarieven op rijksoverheid.nl. Deze uitleg is algemeen bedoeld en geen juridisch advies.
Zo helpt RVOfactuur
Minder achter je geld aan, meer overzicht.
Herinnering met één klik
De tekst staat al klaar, met het juiste factuurnummer en bedrag. De factuur gaat als PDF mee.
Is de factuur bekeken?
Je ziet of je klant de online factuur heeft geopend. Handig voordat je belt of een herinnering stuurt.
Automatisch herinneren Pro
Laat RVOfactuur zelf herinneren: 3 dagen na de vervaldatum en daarna elke 14 dagen, maximaal 3 keer. Het stopt vanzelf als er betaald is.
Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen
Wanneer stuur ik een betalingsherinnering?
Zodra de vervaldatum van de factuur voorbij is. Wacht niet weken: een paar dagen na de vervaldatum is heel gewoon, en hoe eerder je herinnert, hoe sneller je je geld hebt.
Mag ik kosten rekenen voor een herinnering?
Voor de eerste herinnering niet. Is je klant een consument, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een termijn van 14 dagen. Pas als die termijn voorbij is, mag je incassokosten rekenen.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40. Daarna 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000 en lager daarboven. Bij bedrijven kun je andere afspraken in je algemene voorwaarden zetten.
Hoeveel rente mag ik rekenen?
De wettelijke rente. Voor bedrijven is dat de wettelijke handelsrente (10,4% per jaar sinds 1 juli 2026), voor consumenten de gewone wettelijke rente (4% sinds 1 januari 2026). De percentages veranderen regelmatig; kijk voor het actuele tarief op rijksoverheid.nl.
Hoe vaak moet ik herinneren voordat ik naar een incassobureau ga?
Er is geen vast aantal. Gebruikelijk is een vriendelijke herinnering, een tweede herinnering en dan een laatste aanmaning met een duidelijke termijn. Reageert je klant dan nog niet, dan kun je de vordering uit handen geven.
Mijn klant zegt dat hij de factuur niet heeft gekregen. Wat nu?
Stuur de factuur opnieuw mee met de herinnering. In RVOfactuur zit de factuur vanzelf als PDF bij elke herinnering, en zie je of je klant de online factuur heeft bekeken.
Meer uitleg
Handig om ook te weten.
9% of 21% btw in de bouw
Wanneer het lage tarief geldt bij werk aan woningen.
Uurtarief berekenen
Reken uit welk uurtarief je minimaal moet vragen.
Meerwerk factureren
Extra werk vastleggen en netjes op de factuur zetten.
Gratis factuur maken
Vul je factuur in en download hem direct als PDF, zonder account.
Sneller betaald, zonder gedoe
Probeer RVOfactuur 30 dagen gratis. Er wordt niets automatisch afgeschreven.